Саша Бизиков

Младший дизайнер в ФанБоксе. Делал интерфейсы бизнес-процессов для сотрудников банка Тинькофф. Изучаю дизайн мобильных приложений и редактуру текста.

Инструмент

Задача
Рассказать, как использую Трело для работы с целью. Поделиться правилами ведения доски и работы с задачами.

В прошлой заметке рассказал, как определиться с целью. Будет полезно, если уже прочитали книгу «Номер 1» и начали «Как привести дела в порядок».

Все заметки:

  1. Цель
  2. Инструмент
  3. План

На данный момент у вас уже должна быть сформирована цель на этот год. Например, стать дизайнером, сбросить лишний вес или выучить английский язык.

Как понять, какие задачи помогут реализовать цель? Когда решил взяться за изучение дизайна, я не знал, что точно нужно делать. Возможно, сейчас у вас такая же проблема.

Цель есть, а что делать дальше — непонятно. Мне помогло то, что начал спрашивать советы у дизайнеров, с некоторыми даже не был знаком.

После обучения в Школе мобильного дизайна вернулся домой в Оренбург и начал искать работу. В переписке Антон Карташов посоветовал собрать портфолио, в котором будет не менее пяти работ.

Поэтому одной из основных задач стало — набрать минимум пять работ в портфолио. Среди них в основном тестовые задания, что тоже неплохо. Писал отклики на вакансии или даже без вакансий. Просил дать тестовое задание и выполнял.

За выполнение тестовых заданий деньги мне не платили, но появилась возможность практиковаться и общаться с опытными дизайнерами. Это сильно помогло мне в развитии.

Среди ваших знакомых или людей, которых вы читаете в интернете, наверняка уже есть те, кто является для вас идеалом в том, чего вы хотите добиться. Напишите таким людям.

Просите рассказать их историю, а не просто дать совет. У таких людей есть свои дела. Вникать в вашу ситуацию сложно и потребует времени, а его у всех мало. Рассказать свою историю проще. Слушайте истории, делайте выводы и планируйте свою цель.

Пришло время разбить цель на задачи.

Что использовать?

Основной инструмент для работы с задачами — это Трело. Так выглядит моя доска:

Чтобы получить такую же доску, следуйте простым действиям:

  1. Создать доску
  2. Создать пять колонок
  3. Создать карточки с задачами

Для удобства использую не веб-версию сервиса, а клиент для Мака — «Paws for Trello». Он расширяет возможности сервиса: добавляет название к тегам и отображает количество карточек в колонке. Мелочь, а удобно.

У меня нет отдельных списков для повседневных дел. Они находятся на доске вместе с задачами для достижения цели. Когда все задачи в одном месте — меньше времени тратишь на переключение между списками дел.

Для работы с доской у меня есть чёткие правила. Колонки работают как конвейер. Такой подход позволяет эффективно работать с задачами.

  1. Все задачи
    В первую очередь добавляем задачи в эту колонку
  2. Квартал [▓░░░ ] (10)
    Выбираем 10 главных задач из общего списка и переносим в квартальный
  3. Неделя (5)
    Из квартальных задач берём 5, которые необходимо выполнить на этой неделе
  4. День (1)
    Концентрируемся на главной задаче, её берём из недельного списка
  5. Итоги
    Выполненные задачи не удаляем. Складываем их в итоговую таблицу, так удобнее следить за прогрессом

Теги

В Трело есть возможность указывать для карточек теги.

Использую только четыре тега: «год», «квартал», «покет» и «твитер». У первых двух смысл простой:

  1. Год
    Этим тегом отмечаю важные задачи на этот год. Они могут быть большими.
  2. Квартал
    Как вы уже догадались — это важные задачи, которые надо сделать в ближайшие три месяца

Карточки с тегами «покет» и «твитер» создаются автоматически через сервис IFTTT.

Как это работает? Ставлю лайк твиту, в котором есть интересная ссылка, чтобы не потерять его. Через некоторое время у меня в колонке «Все задачи» появляется новая карточка со ссылкой и тегом «твитер».

Зачем это нужно? Доска в Трело выступает как централизованная система хранения не только заданий, но и информации для изучения. Хранение задач и ссылок на статьи в Трело позволяет держать всё в одном месте. Не надо тратить время и отдельно пролистывать ленту в Покете или заходить в раздел лайков твитера.

Как настроить? IFTTT отключили возможность делиться своими «рецептами», поэтому покажу скриншот с настройками правил на примере твитера:

Старение карточек

В Трело есть улучшения для карточек. Рекомендую включить «Старение карточек» — карточки, которые не трогали больше недели, начинают «затухать». Хороший повод вспомнить о задаче.

Для включения зайдите в Меню → Улучшения → Старение карточек.

Как работать с задачами?

Сейчас всё готово для того, чтобы начать создавать задачи.

Каждую задачу стараюсь описать так, чтобы было понятно о чём она и зачем. К задаче могу вернуться через полгода, поэтому важно описать её понятным языком. При необходимости добавляю срок выполнения, ссылку или список.

Что если задача сложная? Как правило, такие задачи являются не только сложными, но и важными. Отмечаю их тегом «год». Для того, чтобы было проще понять, как выполнить задачу — дроблю её на более мелкие. Получается, что задача года — это микроцель в рамках цели на год.

В прошлом году такими микроцелями были обучение в школе Яндекса, составление портфолио из пяти дизайнерских работ и поиск работы. Пример сложной задачи в 2017 году:

Задачи бывают разные. Не все из них выполнять легко и весело. От вас требуется полная самоотдача.

Сложные задачи помогает решать техника управления временем.

Техника Помидора 🍅

Техника позволяет сконцентрироваться на выполнении задачи. В классическом помидоре 25 минут на задачу и 5 на отдых.

Для техники есть много полезных приложений. Использую Be Focused Pro:

Окно с таймером приложения Be Focused Pro

Когда я занимался веб-разработкой, то у меня были отрезки: 50 минут на работу, 10 на отдых. Сейчас у меня 30 минут на задачу и 10 на отдых. Выберите отрезки времени, которые подходят вам.

Помните, что каждая выполненная задача приближает к цели.

Σ

Итак, что же теперь делать? 

  1. Зарегистрироваться в Trello
  2. Создать доску и пять колонок
  3. Завести задачи, которые помогут двигаться к цели
  4.  Настроить создание карточек через IFTTT
  5. Начать действовать 🖖

°°°

В заметке рассказал о главных принципах работы с целью, но далеко не о всех. Если возникли вопросы — пишите в комментарии или в телеграм.

Следующая часть: План.

Ещё


  • Артем Шубинский

    Спасибо, полезно и интересно. Попробую применить.

  • Павел

    Интересно, надо бы попробовать.

    А не хотели бы написать статью о пользе ведения блога для начинающего специалиста? И рекомендации какие-нибудь дать?

    • Да, это есть в планах после заметок про продуктивность 🙂

      • Павел

        Предположим я хочу пройти онлайн курс. Значит я должен в колонку «Год» разбить её на маленькие части сразу, а затем уже двигать их?
        Или в Год записывается большая задача, а в других колонках разбивается?

        • Колонки «год» нет, но есть такой тег.

          Как тут можно сделать:
          — Создаешь задачу «пройти онлайн курс __название курса__», ставишь ему тег «год». Так эту задачу легко будет выделить среди остальных.

          Дальше есть два пути:
          1) Создать отдельные задачи, которые помогут тебе пройти этот онлайн курс
          2) Внутри задачи «пройти онлайн курс __название курса__» можно создать несколько todo-списков, как у меня в задаче с прохождением курса.

          Для новичка конечно проще выбрать 1 вариант, потому что тут прогресс нагляднее: задачи быстрее перетекают в колонку с Итогами.

          Во втором случае задача с прохождением онлайн курса будет долго висеть, пока не пройдешь весь курс. Мне нравится второй вариант, собственно его и использую как видно с курсом «Характер и эмоция в штрихе».

  • Алексей Громов

    Спасибо большое за статью. Саша, так вы планируете свои задачи для достижения главной цели. А как вы планируете обычные задачи в жизни? Ну допустим позвонить другу, не забыть купить хлеб, сделать то то и то ну и т.д. 🙂

    • Купить хлеб или что-то ещё в магазине — это конечно сложно назвать задачей. Если продуктов много, то записываю в Google Keep.

      Если что-то важнее, например встреча с человеком — завожу карточку в Трело. Как написал в заметке, на одной доске у меня задачи не только для достижения цели, но и обычные.

      Не рекомендую создавать совсем мелкие задачи. Задача ради задачи — плохая идея. На доску должны попадать важные дела, как для цели, так и для вашей жизни. Покупка палки колбасы к таким задачам не относится.

      • Алексей Громов

        Благодарю за развернутый ответ. Теперь все понятно 🙂

  • Александр, спасибо за статью. Интересно и полезно.
    Как вы поступаете с глобальными задачами? Вы сразу их декомпозируете на более мелкие? А если пока не понятно какие именно подзадачи будут входить в глобальную цель?
    Как вы работаете с незапланированными задачами? Пример: вы выстроили стройный и красивый план на год, но через два-три месяца начался какой-нибудь крутой обучающий курс. Вы добавляете его себе в план и он двигает другие задачи, за счет увеличения количества задач. Новый курс важный и в целом соответствует вашей годовой цели.

    • Отвечаю по порядку:
      1. А если пока не понятно какие именно подзадачи будут входить в глобальную цель?
      Надо подумать над задачей. Если непонятно как выполнить большую задачу, значит ты плохо понимаешь что это вообще такое. Тут стоит пообщаться со знающим это дело, либо статьи и книги соответствующие почитать. Как точно поймешь, что из себя представляет задача, зачем она нужна и как её выполнить — записываешь задачи и выполняешь. Помни, тут главное не задачек насоздавать, а сделать то, что давно хотел. Задачки в Трело помогают не забыть и следить за прогрессом.

      2. Вы выстроили стройный и красивый план на год, но через два-три месяца начался какой-нибудь крутой обучающий курс.

      У меня план начал двигаться уже через неделю. Важно понимать, что после создания задачек в Трело процесс планирования года не заканчивается. Он закончится только тогда, когда начнется следующий. У меня постоянно появляются новые задачи, некоторые удаляю, некоторые двигаю назад, а некоторые вперед.

      Какую задачу удалить, подвинуть и т.д — решаю через сравнение. Например, появился новый курс. Смотрю что можно убрать из того, что планировал. Смотрю на то, что принесет пользу в долгосрочной перспективе. Что полезнее и интереснее для меня, то и оставляю.

      В году только 365 дней. Впихнуть невпихуемое — плохая затея. Можно перегореть и тогда всё накроется медным тазом. Если прям что-то классное, но не очень полезное, то оставляю на следующий год. Да, у меня уже есть 3 доски на следующие годы. Туда закидываю идеи и мысли, чтоб не забыть.

      • Александр, спасибо за обстоятельный ответ.
        С глобальными целями, которые пока не понятно как достигать, у меня работает метод набегающей волны. Я держу в поле зрения конечную цель и определяю ближайшие шаги для ее достижения. По мере продвижения уточняются следующие шаги и так далее. Как будто «туман войны» открываю.
        Еще раз спасибо.

        • Всё верно. Называю это итеративным подходом. Когда с каждым разом цель становится яснее.

  • Игорь Посталенко

    Техника пустого инбокса от Дорофеева в действии.

    • Вот кстати! До сих пор так и не доберусь посмотреть скринкасты Дорофеева 🙁

  • Ольга Романова

    Скажи, пожалуйста, как ты сделал в Трелло подпись внутри тега на карточке? То есть я их именую, но когда смотришь на доску, у карточек тег простой цветной полосочкой без подписи.
    https://uploads.disquscdn.com/images/7b9c382caa53bd8daf434f9aad9ed30080182bf5af7d62ff619e45236f7be54f.png

    • В веб-версии Трело только полоска с цветов, поэтому использую приложения для Мака. Называется Paws for Trello: https://itunes.apple.com/ru/app/paws-for-trello/id1124077199?mt=12

      • Ольга Романова

        О, спасибо!

      • Юрий Антонов

        Александр, спасибо за статью! Давно хотел как можно удобней организовать свои дела в Трелло. Сделал как у тебя) Но есть вопрос. Смотри. Ты пишешь, что сложные задачи помечаешь тэгом «год». И разбиваешь её на более мелкие. Я так и сделал с помощью чек-листа. А что ты делаешь, если ты хочешь сделать одну из подзадач этой большой задачи? Ты создаёшь новую карточку с этой подзадачей или просто сложную задачу перемещаешь в список ДЕНЬ, а после выполнения подзадачи возвращаешь её обратно в общий или квартальный список? Надеюсь сумел понятно изъясниться)

        • Всё зависит от подзадачи.

          Например, когда учился на курсе «Характер и эмоции в штрихе», то у меня был чек-лист в задаче. В день лекции карточку переносил в колонку «День». Когда лекция прошла, отмечаю пункт в списке и возвращаю в недельную. После обновляю срок выполнения задачи на следующую неделю, т.к занятия были раз в неделю.

          Также у меня есть большая задача: Освоить Иллюстратор. Там у меня нет чек-листа. Освоение Иллюстратора разбил на отдельные карточки, которые ходят по этому конвейеру.

          • Юрий Антонов

            Благодарю!)

  • purofun

    После выполнения дневного задания, ты переключаешься на задания из вкладки «Все задачи»? А как ты работаешь над выработкой привычек?

    • После выполнения дневного задания, переношу его в список «Итоги». Следующую задачу лучше брать из недельного списка. Хотя, иногда бывает что из общего списка беру.

      > как ты работаешь над выработкой привычек?
      Поставил Paws for Trello, при запуске системы приложение автоматически запускается. Хочешь, не хочешь, а каждое утро приложение перед тобой. Через месяц привыкаешь к такому и нормально становится.