Сколько стоит презентация? Как я оцениваю стоимость

Женя Белодед в чате канала о презентациях задал интересный вопрос:

Женя, привет! Волшебной технологии у меня нет, но расскажу как я оцениваю презентации. А дальше уже сам смотри что тебе подходит, а что нет.

Презентация презентации рознь, поэтому на основе только лишь количества слайдов оценивать стоимость работ — странно. Бывает пишут «стоимость одного слайда 1 000 рублей». Но слайд же может состоять из одного заголовка, а может содержать сложную таблицу, которую ещё надо переверстать, чтобы она стала понятной. В первом случае работы на десять минут, во втором — на два часа, а может и больше.

Ещё стоит сказать, что клиент может прийти с презентацией на разных этапах её подготовки: ничего нет и надо собрать черновик, а потом его оформить или клиент самостоятельно уже собрал черновик и надо только оформить.

В первом случае изначально непонятен объём и сложность работ. Сбор данных, проведение интервью, формирование структуры и создание черновика с последующими обсуждениями и правками по смыслу от клиента — чёрт его знает, сколько всё это может занять времени. Поэтому тут вижу только оплату по затраченным часам.

Во втором случае оценивать презентацию легче, именно с таким типом задач работаю чаще всего. Теперь подробнее об оценке презентации по этапам:

Этап 1. Понимание задачи

В первую очередь смотрю черновик и задаю клиенту уточняющие вопросы:

1. Какая задача у презентации? Что ты хочешь ей добиться.
2. Как и где будешь использовать презентацию? Отправлять в мессенджере, по почте, показывать в переговорке, на онлайн-встрече в зуме или выступать на конференции.
3. Будешь ли печатать презентацию? Или только в цифровом виде использовать.

В зависимости от ответов на эти вопросы я смотрю на черновик и послайдово задаю дополнительные уточняющие вопросы. В общем, тут главное понять что нужно клиенту. Возможно, ему вообще не нужна презентация, а например, лендинг или карточки для соцсетей. Либо куда более частый случай — текущий черновик не подходит под задачу: информации слишком много для показа на конференции, надо или удалять лишнее, либо дробить на слайды, а текст менять на изображения.

Этап 2. Оценка времени

После того, как я понял задачу — прикидываю сколько времени уйдёт на вёрстку слайдов: беру листок бумаги, рисую столько прямоугольников, сколько есть слайдов в презентации и прикидываю сложность каждого из слайдов по шкале от 1 до 3:
Сложность обозначаю кружками рядом с соответствующим слайдом.

1. ●○○ : слайд содержит 1-2 предложения или абзаца, добавлять графику не надо. Возможно, это перебивочный слайд. Ничего сложного, быстро сделаю, по слайду всё понятно.
2. ●●○: уже сложнее чем просто пара предложений, но всё же смотря на слайд я понимаю как его можно сверстать. Надо только сесть и сделать. Скорее всего не легко и не быстро, но как минимум понятно. Например, это может быть слайд со схемой. Схема понятная, но не в стиле презентации. Нужно отрисовать её по красоте. Задача на усидчивость и внимательность.
3. ●●●: сложный слайд, который я даже сходу не знаю как сверстать. Например, недавно был такой случай: верстал Roadmap. Там было и то, что компания сделала раньше и планы на будущее. Всё это надо было уместить в один слайд, т.к. важно было показать весь таймплайн компании на одном холсте для наглядности. Верстал итеративно дорабатывая. Когда слайд мне начал нравится, то показал его клиенту и дальше была еще пара итераций доработок. В итоге потратил 4 часа.

Дальше исхожу из своего опыта работы над презентациям, скорости вёрстки и делаю оценки (специально грубые): ●○○ — 30 минут, ●●○ — 2 часа, ●●● — 3 часа. «Изи слайд на 30 минут? Ну ты и медленный» — ага, потому что минимальная оценка слайда это 30 минут и не важно, что я могу потратить на него 5 минут. Остаток времени перераспределиться на остальные слайды.

Как в примере выше и случилось, вместо 3 часов я потратил 4 часа. Зато простые слайды сделал быстро. Таким образом затраченное время перераспределилось между слайдами и я уложился в свою оценку.

Оценку по слайдам суммирую и добавляю 20% на обсуждение и правки. Допустим, у меня получилась оценка в 30 часов. Добавляю ещё 20% и получаю 36 часов. Выходит, что я сделаю презентацию за 36 рабочих часов. Таким образом становится понятно сколько времени нужно на вёрстку.

Этап 3. Согласование и переговоры

Окей, сколько надо времени на вёрстку презентации — понятно.

Но я пока не иду к клиенту с этими часами, они нужны только мне. Клиенту важна стоимость работ и желательно фиксированная. Я беру свою часовую ставку и получаю стоимость работ над презентацией.

Дальше иду к клиенту и называю стоимость работ, кратко обосновываю почему так, чтобы заранее ответить на вопрос «А почему столько». Кто-то говорит «ок, погнали», а кому-то цена не подходит — это нормально.

Если мы договорились о цене, то клиент отправляет предоплату 50% и я приступаю к работе. Вторые 50% получаю после согласования презентации.

Ещё у меня есть два правила:

1. Стоимость работ для клиента становится фиксированной, но при условии что исходная постановка задачи и объем работ не меняются. Если же у нас в процессе появляются в черновике новые слайды, которых раньше не было — они оцениваются отдельно. Тут могу пойти на встречу, если новые вводные не критичны.
2. Если сделал быстрее, скажем не за 36 часов, а за 25 и презентация уже согласована — я пересчитываю стоимость и вторая часть платежа для клиента становится меньше. В этом случае я скорее всего недооценил свои силы, либо задача оказалась проще, чем думал изначально. Такое бывает. Кажется честным сказать об этом клиенту. И ещё мне кажется, что это неплохо работает на доверие и возвраты ко мне с новыми задачами, что в долгосрочной перспективе ценнее, чем несколько тысяч на халяву.

Все это подходит только для случая, когда у клиента есть готовый черновик, бюджет и время. Но так бывает не всегда.

Случаи, когда у клиента фиксированный дедлайн или бюджет

Бывает, что клиент приходит и говорит: у меня есть черновик на 10 слайдов, есть только 10 000 рублей; или — у меня есть черновик на 150 слайдов, дедлайн завтра, сколько будет стоить?

В первом случае я перевожу цену в часы и смотрю, сколько у меня есть времени на выполнение презентации так, чтобы для меня проект оказался финансово рентабельным. Пример расчета: 10 000 ₽ / 2000 ₽ в час = 5 часов. Получается, что при бюджете в 10 000 ₽ мне нужно уложиться в 5 часов работы. Дальше смотрю черновик и прикидываю успею ли сверстать данный набор слайдов за 5 часов. В процессе задаю вопросы и уточняю детали. Если все ок, то берусь за задачу. Если нет, то так и говорю.

Во втором случае почти тоже самое: сначала провожу понимание задачи, а потом смотрю на оставшееся время до дедлайна. Причем дедлайн презентации ≠ мой дедлайн. Дело в том, что готовую презентацию всегда надо показывать заранее. Хотя бы за пару часов до дедлайна заказчика, чтобы была возможность успеть исправить критические ошибки, если они будут. Например, до дедлайна второй презентации у меня осталось 10 рабочих часов. Называю соответствующую сумму — 20 000₽ (10h×2000₽). Если заказчика устраивает стоимость работ, то приступаю к задаче.

Примечание

Тут может возникнуть вопрос: как сверстать 150 слайдов за 10 часов?

Не легко и просто, но можно. Я работаю по методу прогрессивной презентации. Проще говоря по итерациям, раз за разом улучшая проработку каждого слайда.

После ответа на вопрос Жени Белодеда в чат пришёл ещё один вопрос:

Вопрос большой, поэтому ответ разбил на четыре части.

Первая часть

Многозадачность — это миф. Невозможно одновременно работать над несколькими задачами. Эта иллюзия многопоточного выполнения задач идёт из того, что ты быстро переключаешься между ними. Но в каждый конкретный момент времени мозг работает только над одной задачей.

Как тут быть? Работать над задачами по очереди и не перескакивать хаотично с одной на другую. В этом случае проще фиксировать затраченное время. Например, над одной презентацией посидел 2 часа. Сделал перерыв на 30 минут и сел на 2 часа за другую презентацию.

Как работать над презентациями по очереди? Надо дробить каждую презентацию на этапы. У меня работа над презентацией состоит из двух этапов, каждый из которых согласовываю с клиентом:

1. Готовлю концепт презентации по стилю на 4-5 слайдов.
2. Раскатываю согласованный стиль на все остальные слайды.

Если слайдов в презентации 30-40 или ещё больше, то второй этап дроблю на несколько. Например, раскатываю стиль на следующие 10 слайдов и согласовываю их. Потом приступаю к следующей партии. И так, пока слайды не закончатся. На каждом этапе сразу вносятся правки.

Вместо того, чтобы показать клиенту 150 слайдов и получить тонну замечаний — мы с ним уже внесли все правки на соответствующих этапах. И сам факт корректировки слайдов уже не так критично выглядит, как если бы я согласовывал презентацию целиком, а потом хватался за голову.

Таким образом, например, можно подготовить концепт и пока ждешь обратную связь — взяться за раскатывание стиля по другой презентации, по которой уже согласовал стиль.

Ещё важный момент: помимо оценки в количестве рабочих часов учитывать фактический дедлайн. Выше я писал о том, что клиент может прийти с фиксированным дедлайном. В этом случае скорее всего количество рабочих часов = фактическому времени. Но так бывает не всегда. Бывает, что я оцениваю презентацию в 10 рабочих часов, а клиенту она нужна не прям завтра, а только через неделю. Ну не срочно ему, такое бывает. В этом случае я понимаю, что могу работать над презентацией в перерывах между срочными. Ну и учитывая итеративный подход — первый этап я ему всё равно покажу через пару дней, но за эти пару дней выделю всего 3-4 своих рабочих часа, а не все 8. Надеюсь система понятна :—)

Вторая часть

Для нас, как исполнителей, такой подход конечно же удобен — не надо париться с точной оценкой и работать с рисками. Сколько отработал столько и получил. Но это не в мире клиента.

Для клиента такой подход к оценке презентации является не предсказуемым. Откуда он знает сколько ты потратишь времени на работу? Да, окей, он знает твой часовой рейт, но это ему ничего не говорит о бюджете, который нужно заложить на задачу. И возможно эту сумму еще ведь надо согласовывать с руководством или партнерами. А сколько это будет часов? 5 или 50? А ты такой «ну хз, там видно будет».

При таком раскладе бюджет невозможно планировать, а клиенту важно понимать сколько на эту задачу необходимо заложить денег. Соответственно, высока вероятность, что он уйдёт с презентацией к дизайнеру, который выдаст фиксированный прайс — понятный и предсказуемый.

Третья часть

Это называется микроменеджемент. Микроменеджмент — зло. Мне кажется, что клиенту нафиг не упало ещё и за исполнителем следить сколько он там времени потратил на задачу. Ему нужна кайфовая преза с которой можно идти и продавать свой продукт/услуги или договариваться об инвестициях.

Моя задача как исполнителя — снять с клиента головную боль по подготовке презентации. В идеале сделать так, чтобы он отдал черновик, произошла какая-то ✨магия✨ на моей стороне, а обратно получил артефакт от которого будет в восторге. Других деталей ему знать не надо, особенно то, сколько я часов и минут просидел над этими слайдами.

Четвёртая часть

Звучит сложно. Не представляю как в реальной работе всё это успевать оценивать и понимать — это новый слайд или нет, и учитывать сколько время потратил на эту правку и сколько это в деньгах, особенно когда работаешь над 2-3 проектами. Чем проще система, тем проще её поддерживать.

Ещё из описанного метода складывается ощущение, что правки — это что-то плохое, но это не так. Черновик презентации — это не статуя отлитая в бронзе, а живой организм. В процессе работы над презентацией клиент может увидеть оформленный слайд и понять, что вот этот текст там не нужен, а нужна картинка. Или наоборот, не хватает какой-то важной детали — надо дописать текст. Или понимает, что между 9 и 10 слайдами важно добавить слайд с дополнительными финансовыми показателями, которые лучше покажут перспективы его проекта для потенциальных инвесторов.

Все эти изменение — благо для презентации. Она становится лучше. Это не я плохой дизайнер и не учел эти моменты, а «мы команда, мы вместе делаем презентацию лучше».

Ещё не всегда от клиентов исходят адекватные замечания. И тут важно не упустить момент и не превратиться из дизайнера в «инструмент по внесению правок». Каждое замечание от клиента нужно критически оценивать и пытаться понять — сделает ли это изменение презентацию лучше. Чем клиент обосновывает необходимость этого изменения? Если он не может внятно ответить на этот вопрос, то надо не презентацию править, а разбираться что пошло не так.

Очевидно, что клиенту что-то не нравится, но совсем не то, о чём он говорит. Моя задача — разобраться в том, что конкретно не удовлетворяет клиента и исправить именно это, а не бездумно вносить правки в слайды потому что двоюрдному брату кузины не нравится синий цвет текста.