20 марта 2017

Инструмент

Задача
Рассказать, как использую Трело для работы с целью. Поделиться правилами ведения доски и работы с задачами.

В прошлой заметке рассказал, как определиться с целью. Будет полезно, если уже прочитали книгу «Номер 1» и начали «Как привести дела в порядок».

Все заметки:

  1. Цель
  2. Инструмент
  3. План

На данный момент у вас уже должна быть сформирована цель на этот год. Например, стать дизайнером, сбросить лишний вес или выучить английский язык.

Как понять, какие задачи помогут реализовать цель? Когда решил взяться за изучение дизайна, я не знал, что точно нужно делать. Возможно, сейчас у вас такая же проблема.

Цель есть, а что делать дальше — непонятно. Мне помогло то, что начал спрашивать советы у дизайнеров, с некоторыми даже не был знаком.

После обучения в Школе мобильного дизайна вернулся домой в Оренбург и начал искать работу. В переписке Антон Карташов посоветовал собрать портфолио, в котором будет не менее пяти работ.

Поэтому одной из основных задач стало — набрать минимум пять работ в портфолио. Среди них в основном тестовые задания, что тоже неплохо. Писал отклики на вакансии или даже без вакансий. Просил дать тестовое задание и выполнял.

За выполнение тестовых заданий деньги мне не платили, но появилась возможность практиковаться и общаться с опытными дизайнерами. Это сильно помогло мне в развитии.

Среди ваших знакомых или людей, которых вы читаете в интернете, наверняка уже есть те, кто является для вас идеалом в том, чего вы хотите добиться. Напишите таким людям.

Просите рассказать их историю, а не просто дать совет. У таких людей есть свои дела. Вникать в вашу ситуацию сложно и потребует времени, а его у всех мало. Рассказать свою историю проще. Слушайте истории, делайте выводы и планируйте свою цель.

Пришло время разбить цель на задачи.

Что использовать?

Основной инструмент для работы с задачами — это Трело. Так выглядит моя доска:

Чтобы получить такую же доску, следуйте простым действиям:

  1. Создать доску
  2. Создать пять колонок
  3. Создать карточки с задачами

Для удобства использую не веб-версию сервиса, а клиент для Мака — «Paws for Trello». Он расширяет возможности сервиса: добавляет название к тегам и отображает количество карточек в колонке. Мелочь, а удобно.

У меня нет отдельных списков для повседневных дел. Они находятся на доске вместе с задачами для достижения цели. Когда все задачи в одном месте — меньше времени тратишь на переключение между списками дел.

Для работы с доской у меня есть чёткие правила. Колонки работают как конвейер. Такой подход позволяет эффективно работать с задачами.

  1. Все задачи
    В первую очередь добавляем задачи в эту колонку
  2. Квартал [▓░░░ ] (10)
    Выбираем 10 главных задач из общего списка и переносим в квартальный
  3. Неделя (5)
    Из квартальных задач берём 5, которые необходимо выполнить на этой неделе
  4. День (1)
    Концентрируемся на главной задаче, её берём из недельного списка
  5. Итоги
    Выполненные задачи не удаляем. Складываем их в итоговую таблицу, так удобнее следить за прогрессом

Теги

В Трело есть возможность указывать для карточек теги.

Использую только четыре тега: «год», «квартал», «покет» и «твитер». У первых двух смысл простой:

  1. Год
    Этим тегом отмечаю важные задачи на этот год. Они могут быть большими.
  2. Квартал
    Как вы уже догадались — это важные задачи, которые надо сделать в ближайшие три месяца

Карточки с тегами «покет» и «твитер» создаются автоматически через сервис IFTTT.

Как это работает? Ставлю лайк твиту, в котором есть интересная ссылка, чтобы не потерять его. Через некоторое время у меня в колонке «Все задачи» появляется новая карточка со ссылкой и тегом «твитер».

Зачем это нужно? Доска в Трело выступает как централизованная система хранения не только заданий, но и информации для изучения. Хранение задач и ссылок на статьи в Трело позволяет держать всё в одном месте. Не надо тратить время и отдельно пролистывать ленту в Покете или заходить в раздел лайков твитера.

Как настроить? IFTTT отключили возможность делиться своими «рецептами», поэтому покажу скриншот с настройками правил на примере твитера:

Старение карточек

В Трело есть улучшения для карточек. Рекомендую включить «Старение карточек» — карточки, которые не трогали больше недели, начинают «затухать». Хороший повод вспомнить о задаче.

Для включения зайдите в Меню → Улучшения → Старение карточек.

Как работать с задачами?

Сейчас всё готово для того, чтобы начать создавать задачи.

Каждую задачу стараюсь описать так, чтобы было понятно о чём она и зачем. К задаче могу вернуться через полгода, поэтому важно описать её понятным языком. При необходимости добавляю срок выполнения, ссылку или список.

Что если задача сложная? Как правило, такие задачи являются не только сложными, но и важными. Отмечаю их тегом «год». Для того, чтобы было проще понять, как выполнить задачу — дроблю её на более мелкие. Получается, что задача года — это микроцель в рамках цели на год.

В прошлом году такими микроцелями были обучение в школе Яндекса, составление портфолио из пяти дизайнерских работ и поиск работы. Пример сложной задачи в 2017 году:

Задачи бывают разные. Не все из них выполнять легко и весело. От вас требуется полная самоотдача.

Сложные задачи помогает решать техника управления временем.

Техника Помидора 🍅

Техника позволяет сконцентрироваться на выполнении задачи. В классическом помидоре 25 минут на задачу и 5 на отдых.

Для техники есть много полезных приложений. Использую Be Focused Pro:

Окно с таймером приложения Be Focused Pro

Когда я занимался веб-разработкой, то у меня были отрезки: 50 минут на работу, 10 на отдых. Сейчас у меня 30 минут на задачу и 10 на отдых. Выберите отрезки времени, которые подходят вам.

Помните, что каждая выполненная задача приближает к цели.

Σ

Итак, что же теперь делать? 

  1. Зарегистрироваться в Trello
  2. Создать доску и пять колонок
  3. Завести задачи, которые помогут двигаться к цели
  4.  Настроить создание карточек через IFTTT
  5. Начать действовать 🖖

°°°

В заметке рассказал о главных принципах работы с целью, но далеко не о всех. Если возникли вопросы — пишите в комментарии или в телеграм.

Следующая часть: План.

Подпишись на новые заметки

В скором времени появится возможность подписаться на мою почтовую рассылку.